Jak raz na zawsze zorganizować skrzynkę mailową — w mniej niż 555 słowach

Jak raz na zawsze zorganizować skrzynkę mailową — w mniej niż 555 słowach

Strzelam, że słyszałeś o Inbox Zero. Co więcej — uważasz to za całkiem dobry pomysł i z pewnością wprowadziłbyś go w życie, gdyby nie to, że masz już wystarczająco dużo prawdziwej pracy i nie starcza ci już czasu na zabawę w organizację maili. Prawda?

Poradników w tym zakresie jest mnóstwo. Problem większości z nich polega na tym, że zamiast skutecznej metody proponują rozbudowaną ideologię, której porządek z pocztą jest tylko elementem. Ponadto oferują wieczną szczęśliwość, 400 dni wakacji rocznie i takie tam. Całość w książce za 159 zł (ale za to z selfpubu) lub na kursie rozwoju osobistego za 4000 zł (e-book gratis!). Skupmy się zatem na samej metodzie.

Istnieje jedna podstawowa zasada: każdy mail jest zadaniem — wymaga od ciebie jakiegoś działania. Jeśli wykonanie tego zadania zajmie Ci mniej niż dwie minuty, wykonaj je natychmiast. Jeśli zajmie więcej niż dwie minuty, ale jest pilne, wykonaj je natychmiast. W innym wypadku możesz spokojnie odłożyć jego wykonanie na później. Tutaj z pomocą przychodzi nam grupowanie.

Bez względu na branżę, w której działasz, wszystko, co dzieje się w Twojej skrzynce mailowej, można podzielić na pięć grup:

  • Do wykonania
  • Oczekujące
  • Zablokowane
  • Obserwowane
  • Archiwum

W swojej skrzynce utwórz foldery/etykiety o takich nazwach. U niektórych usługodawców Archiwum już istnieje i jest folderem systemowym.

Do grupy Do wykonania powinny trafiać wszystkie maile, które odłożyłeś na później — te niepilne, które wymagają więcej niż 2 minut pracy. Zaplanuj sobie, kiedy się nimi zajmiesz. Oczekujące to maile, które ty wysłałeś i czekasz na odpowiedź. Istnienie tej grupy jest o tyle ważne, że nie zawsze w terminie taką odpowiedź otrzymasz. Stąd też raz na dwa dni przejrzyj wiadomości oczekujące i ponów wybrane zapytania. W grupie Zablokowane umieszczaj wszystkie zadania, nad którymi nie możesz rozpocząć pracy, ponieważ nie masz jeszcze wszystkich niezbędnych do tego zasobów lub informacji. Obserwowane to wątki, które nie wymagają Twojego bezpośredniego zaangażowania, ale a) być może wkrótce będą go wymagały lub b) z jakiegoś powodu jesteś zainteresowany statusem poruszonych w nim tematów. Do Archiwum trafiają wszystkie pozostałe, czyli mówiąc krótko — wykonane zadania.

I… to tyle

W zależności od specyfiki twojej pracy możesz potrzebować dodatkowych folderów grupujących poszczególne zagadnienia (np. Wyceny, Oferty, Projekty etc). Są to jednak kategorie tworzone według innego kryterium niż wyróżnione powyżej pięć. Zdarzać się więc będą sytuacje, że jeden mail będzie przynależał do dwóch grup jednocześnie (np. Oczekujące i Oferty).

Co w takiej sytuacji?

Są dwie odpowiedzi.

Jeśli korzystasz z Gmaila lub innej usługi wykorzystującej etykiety, nie ma problemu — po prostu dodajesz do jednego maila dwie etykiety. Jeśli korzystasz z Outlooka lub innej usługi wykorzystującej foldery, nie ma problemu — zapominasz o swoich dodatkowych folderach i korzystasz tylko z podstawowych pięciu.

Najczęstsze błędy

  • Tworzenie niepotrzebnych folderów — pogrupowanie maili w szczegółowym drzewie folderów daje złudne poczucie kontroli, prowadzi jednak tylko do straty czasu i niepotrzebnego przeszukiwania poszczególnych folderów. Bliskim krewnym tego błędu jest…
  • Tworzenie folderów z mailami od jednego nadawcy. Pora spojrzeć prawdzie w oczy — nie ma to dla ciebie żadnej wartości, nie ułatwia odnajdowania potrzebnych wiadomości, a wręcz przeciwnie — prowadzi do powstania nadmiaru folderów, który znacznie utrudnia pracę. Maile od jednego nadawcy łatwo znaleźć za pomocą wyszukiwarki.
  • Niekonsekwencja. „Mam dużo pracy, dziś odpuszczę sobie grupowanie maili” — dobrze wiesz, jak to się skończy.

Masz pytania? A może uważasz, że autor jest w dużym błędzie, ale nie widzi poza koniec swojego nosa, więc nie potrafi tego dostrzec? Skomentuj!

ta strona używa plików cookies